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国税関係書類スキャナ保存制度

 国税関係書類のスキャナ保存制度をご存じでしょうか。電子帳簿保存制度の一部に位置付けられる制度で、取引先から受け取った領収書、請求書、契約書等の書類をスキャナで画像データとして読み取って、その画像データを保存することで紙の書類による保存に代えることができる制度です。

 そもそもこの制度が創設されたのは10年以上前の平成17年ことですが、当初は金額3万円以上の領収書・契約書は対象外とされるなど、スキャナ保存が認められるための要件が厳しく、あまり使い勝手の良い制度とは言えませんでした。申請承認実績も平成26年度までで累計152件と低調でした。しかし、平成27年度と28年度の税制改正で相次いで要件が緩和されたため、27年度で累計380件と一気に倍増し、28年度以降は申請件数が飛躍的に伸びるものと予想されます。

 実際に要件緩和された内容を個別に見ていくと、かなり敷居が下がった印象です。前述した3万円の金額基準が撤廃され、電子署名が不要になり(代わりにタイムスタンプが必要になります)、カラーでの保存が必要とされたものが白黒(グレースケール)も認められることとなりました。更にA4以下の書類については大きさ情報も不要になり、小規模事業者については税理士等の税務代理人の定期検査があれば相互牽制要件も不要となりました。スキャナ装置についても固定型からスマートフォンやデジタルカメラで撮影したものも認められるようになるなど、本制度の利用を本格的に検討することを視野に入れるべき状況になってきています。

スキャナ保存制度改正前改正後

 要件が緩和されたと言っても、単に税務署に申請書を出しただけで簡単に何かが変わる訳ではありません。領収書の保存であれば、書類受領の翌日から1週間以内に入力する「早期入力方式」と、通常の業務処理期間(最大1ヶ月)+1週間以内に入力する「業務処理サイクル方式」のいずれかを選んで運用することになります。この期間を過ぎるとデータ化して保存することは認められなくなるため、紙の書類で保存しなければならなくなります。社内のルール遵守を徹底し、意思統一を図っておかないと、かえって面倒なことになりかねません。実際に本制度を利用するに当たっては、経理体制・手順の一つ一つを見直し、再構築する必要があります。

 当事務所でも、スキャナ保存制度に対応した「TKC証憑ストレージサービス」をご用意しております。「TKC証憑ストレージサービス」は、スキャナ保存制度の要件を満たしたソフトとして日本文書マネジメント協会(JIIMA)から第1号の認証を受けており、スキャンした証憑書類(領収書、請求書等)をTKCのデータセンターに保存できるサービスです。スキャナ保存制度に完全対応しているだけでなく、OCRで読み取った情報から仕訳の元となるデータを受信して、TKCの自計化システム(財務)に取り込んで仕訳計上する機能も備えています。外出先で領収書をスマートフォンで撮影してデータセンターに保存することも可能ですので、経費精算の方法を大幅に見直し、省力化・効率化に繋げることもできます。この他、ペーパーレス化、書類保管場所の省スペース化などの効果も期待できます。経理体制の大幅な見直しを伴う案件ですので、導入をお考えの際は会計事務所にご相談いただくと共に、社内でも十分にご検討ください。

 経理を楽に、そして正確で、より迅速なものしてくれる最新のサービスにご期待ください。

〈参考〉
 日税ジャーナルオンライン「スキャナ保存制度 承認件数が前事務年度の2.5倍に増加

〈図出展〉
 経済産業省「平成28年度経済産業関係税制改正について 平成27年12月


(2017/08/23・相原愛紀)