【事務所通信バックナンバー】

改正個人情報保護法

 個人情報保護法は、これまで5千件を超える個人情報を取り扱う事業者をその対象としてきましたが、平成29年5月30日よりこの枠が撤廃されます。更に事業者のみならず、NPOや自治会などの非営利組織であっても「個人情報取扱事業者」となります。

 新たに施行される個人情報保護法では、この「個人情報取扱事業者」を「個人情報データベース等を事業の用に供している者」(第2条5項)と定めています。「個人情報データベース」とは、メールソフトのアドレス帳や仕事で使う携帯電話等の電話帳、ソフトウェア等でリスト化された従業者や顧客の台帳など、パソコン等の機器によって管理されるもののほか、インデックスを付してファイルしている登録カードのように紙に記録されているものも含まれます。これらの条件に該当しないという事業者はまずいないでしょうから、必ず何らかの対策を講じておく必要があります。

 今のところ、個人情報を漏えいさせたことに対する罰則は定められていませんが、主務大臣は漏えいについて事業者に報告や是正措置を勧告を求めることができる(第32条、第34条)、とされています。この命令に違反した場合は罰則が科されます。「そうは言っても、特に何もしなくても大したことは起こらないだろう」と高を括っていると、いざ事が起きた時には思わぬ負担が発生することになります。社内の管理体制を今一度見直す良い機会と捉え、情報管理のあり方について社員全員で共有する場を持ちましょう。

 「個人情報保護委員会」のサイト―「よくある質問〜個人情報取扱事業者向け〜」のページでは、様々な場面を想定したQ&Aを掲載しています。例えば、氏名のみでも個人情報に該当する(Q&A1-2)とか、防犯カメラの録画映像も個人情報である(Q&A3-3)とか、取引先に従業員の携帯電話番号を伝えてもよいか(Q&A5-2)とか、工事請負契約の元請会社に従業員の氏名等を提供してもよいか(Q&A5-4)とか、営業担当者が取得した取引先の個人情報を会社の他の部署(経理部など)に回してもよいか(Q&A5-6)といったケースでの問答が挙げられています。これまでは日常的に何気なくやり取りしてきた情報も、改正法の施行後は十分な注意を払って取り扱うことが求められます。

 また、新たに「要配慮個人情報」に関する規定も設けられています。要配慮個人情報とは、不当な差別、偏見その他の不利益が生じないように取り扱いに配慮を要する情報として、法律・政令に定められた情報のことです。具体的には、人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実等の他、身体障害等の障害があることや、健康診断結果等が要配慮個人情報に当たります。要配慮個人情報を第三者提供する場合は、原則として常に本人の同意が必要です。一定の場合に予め本人の同意を得ないで個人情報を第三者に提供できる「オプトアウト」も、この要配慮個人情報においては適用されません。

 これまでより一段と厳格になり、そしてほとんど全ての事業者に適用されると言ってもよい改正個人情報保護法。小規模の事業者は適用外とされる法律が多い中、今回ばかりは「うちあたりは小さいから関係ない」では済まされません。当事務所ではTKCシステムの提供を通じて、適正な安全管理措置を講ずることをご提案します。財務会計、給与計算、販売管理のいずれもユーザーとパスワードによって管理することができ、更に個人情報の最たるものであるマイナンバーは社外の安全な場所(=TKCデータセンター)に保管できる「PXまいポータル」をご用意しています。この機会に社内の管理体制についてご一考ください。

(2017/05/22・相原愛紀)