【事務所通信バックナンバー】

管理業務としての環境整備

 この事務所通信の記事を書くとき、時折過去に書いた記事を読み直してみることがあります。税理士事務所として何を考え、何を実行してきたか―振り返ると、記事の一つ一つが日記のようでもあり、ふと懐かしい思い出が蘇ったり、改めて反省させられたりします。基本的には税務と会計をテーマにした記事が多いのですが、過去の記事の中にはぽつりぽつりと清掃や整理などの環境整備をテーマに採り上げたものが見られます。

 「環境整備」という点で、私が当事務所に入所してからの変遷を辿るだけでも、いくつかの大きな山があり、その度に事務所の環境も大きく変化してきました。最初の大きな変化はLAN環境の構築です。フロッピーディスクに代えてサーバーでデータを一元管理することが出来るようになり、パソコンは1人1台体制が整いました。インターネットの活用も当たり前になってきつつあり、事務所でもホームページを開設し、電子帳簿保存にも対応するなど、IT化が進みました。電子申告制度が始まってからはペーパレス化にも取り組み、複合機の導入によって書類の保存方法も大幅に変わりました。

 帳簿書類や申告に係る制度が改められ、電子化していく中で、通信環境や機材も刷新されていきます。それに応じて事務所内の環境も徐々に変化してきました。特に大きかったのは、1階の床を改装した際に電源の増設と床下にLAN配線を施したことです。この改装で、事務所内のどこでもパソコンが使えるようになり、打合せがしやすく、作業性が高まりました。また、改装と同時に大胆な模様替えを行い、接客スペースと作業エリアを分けました。これが、今となってはマイナンバー制度の情報漏えい対策も兼ねることにも繋がりました。そしてこの度、しばらく手つかずだった2階の整備にも踏み切りました。以前は2階で研修会を催したり、時には会議や接客にも利用していたのですが、ここ何年かはあまり利用していませんでした。特にこの1〜2年ほどは、書類整理のため一時的に移動した書類の置き場にしていたので、2階は実質ふさがっているような状態でした。

 税理士事務所の繁忙期は冬です。年末調整や法定調書、償却資産、所得税の確定申告まで、業務が集中するためどうしても忙しくなります。一方、夏場はこういった業務が集中することがないため、冬に手薄になった管理業務にも時間を割くことができるようになります。春先辺りから構想を練り、5月には什器を買い足しました。これまでの書類保存方法を見直し、収めやすく取り出しやすい、つまり保存しやすく廃棄しやすい収納方法に改めました。自分達の手で書類保管室を設え、6月から7月にかけて、不要な書類を廃棄し、保存すべき書類は新たな収納方法で保管しました。この作業の中で意識したことは、収める物のサイズと量がどれくらいあるのか、ということです。できるだけスペースが無駄にならないよう、それでいて個別の書類にアクセスしやすいよう収納場所を配置しなければなりません。更に、現在ある書類がぴったり収まれば良いというわけではありません。いずれ増えていく書類の量を考慮し、ある程度の余裕を設けつつ、限界量を超えないように適切に廃棄処分できるような状態を保っておくことが必要でした。

 こうして書類の保管整理を進めていく一方、できるだけ事務所内にあるものを有効活用することにも努めました。書類保管のために什器の配置を見直すことによって、備品倉庫や台所の収納方法をも見直すことにも繋がり、手間こそかかりましたが、結果的に相乗効果で事務所内の各所を整備することができました。日常的に清掃をしているとは言え、沈殿物のようにじわじわ溜まっていく不要品を処分するきっかけにもなり、「断捨離」の効果もあったと思います。

 こうした環境整備は、一般的に管理業務に位置付けられると思います。しかし管理業務は、どれだけ手厚く行っても、それ自体で利益を生み出すことはありません。特に人手の少ない中小企業では、営業や販売、製造といった直接利益を生み出す部門に、人も手間も注ぎ込むことになり、管理部門が手薄になりがちです。今回、大々的に環境整備に取り組んでみて、こうした管理業務も淀みを洗い流し、風通しを良くしてくれることを実感しました。それは直接的には利益をもたらさなくても、何かしら営業活動に資するところが必ずあると思います。これまで研修等で好業績を維持する様々な事業所を拝見してきましたが、いずれも管理業務への取り組みの徹底ぶりには目を見張るものがありました。

 皆様の事業所でも、「やらなければ…」と思いながら手つかずになっていたり、後回しになっている仕事はありませんか。日常的に管理業務が行われるのが理想ですが、それが難しければ繁忙期を避けて、あるいは月1日だけといったように、まずは時期を定めて少しずつ取り組み始めるのも一つの手です。こうした仕事は即効性は無くとも、強固な足場となっていつの日か効いてくることでしょう。

(2016/08/22・相原愛紀)