【事務所通信バックナンバー】

ミラサポ―未来の企業応援サイト

 中小企業庁の委託事業として運営されている『ミラサポ』というウェブサイトがあります。ページトップには「ミラサポは、中小企業庁委託事業として中小企業・小規模事業者の未来をサポートするサイトです。」と謳われています。無料メールマガジンや補助金・助成金情報、ビジネス創造、マイナンバー制度など、中小企業者向けの様々な情報を提供しています。この事務所通信でも昨年来採り上げてきたマイナンバー制度ですが、今年も引き続きマイナンバー制度に係る記事をご提供して参ります。

 先日当事務所に、この『ミラサポ』より「中小企業・小規模事業者のマイナンバーアクション!」と題されたパンフレットとガイドブックが届きました。これらは関与先の皆様にも配布して参りますが、今回はこのガイドブックの内容を紐解きつつ、マイナンバー制度の概要について理解を深めていきたいと思います。

 ガイドブックは大きく3つの章立てから成っています。

  • T マイナンバー制度導入で何が変わる!?
  • U 実践!マイナンバー対応に取り組む
  • V マイナンバーを安全に管理するには?

 今回は特に、このうちのT及びUについて詳述していきます。

 Tには、マイナンバーの取り扱い対象となる者について書かれています。正社員である従業員はもちろんのこと、アルバイトやパートタイマーもその対象です。そして私達のような税理士や社会保険労務士などの個人に対して報酬を支払っているときも、その相手先のマイナンバーを取得することが必要になります。地代家賃などの不動産使用料を支払っている相手についても同様です。これまではこれらの者については住所氏名を確認すれば事足りたわけですが、今後はこれに加えてマイナンバーも確認する必要があります。

 社員に対してマイナンバーの提示を求めることは比較的簡単ですが、社外の方に対して求める場合は少々難しい場面もあるかもしれません。マイナンバーについては、依然としてほとんど知識を持ち合わせていない方から詳しくご存じの方、個人情報漏えいを怖れて過敏になっている方まで様々です。提供を求めても、場合によっては不審がられたり断られたりすることがあるかもしれません。しかしこれは法律で定められた手続きや書類作成に必要なことです。その旨を丁寧に説明し、先方の理解を得てください。反対にご自身が提供を求められた場合も、必要性を見極めたうえで提供してください。新たな特殊詐欺としてマイナンバー絡みのものも出てきているようです。どんな時に、誰に対して提供を求めるのか(求められるのか)、正しい知識を身に付け、適切に対応しましょう。

 Uでは実務対応について述べられており、まずその準備として従業員の教育研修が必要であるとしています。更に「実務は3段階で理解する」として、1.収集、2.利用と保管、3.廃棄の3段階を挙げ、それぞれの段階での実務を紹介しています。収集の段階においては、事前に利用目的を伝えること、そして番号が正しいこととマイナンバーの正しい持ち主(本人)であることの確認が必要であるとしています。利用と保管の段階においては、目的外利用の禁止、漏洩防止のための安全管理が義務付けられている、としています。

 利用と保管が終了したマイナンバーは廃棄することになります。退職や取引終了などで利用する必要が無くなり、法定保存期間を過ぎたマイナンバーは速やかに廃棄しなければなりません。書類であれば、焼却するかシュレッダーで裁断、パソコンなどは専用のデータ削除ソフトを使用するか、物理的に破壊し、かつ誰が、いつ、何を廃棄したか記録しておかなければなりません。実務的にはこの廃棄の段階が一番厄介かもしれません。保存期間の終了は、取り扱うマイナンバーによって、また書類の法定保存期間によって、様々なタイミングで訪れます。書類の保管方法を工夫し、不要な書類の廃棄は忘れないようにすると共に、必要な書類を不用意に廃棄しないような仕組みを作っておくと良いでしょう。当事務所でも既に、扶養控除等異動申告書にはマイナンバーを記載せず、別紙に記載して保管していただくようご指導しております。従業員の退職時に、扶養控除等異動申告書は法定期間保存しながら、マイナンバーだけ廃棄するための措置です。

 Vは、安全管理について述べられています。安全管理措置については、当事務所で提供しております「PXまいポータル」の利用を強くお薦めします。徒に手間や経費をかけず、かつ安全確実に利用保管することができます。

 まだ運用開始されたばかりのマイナンバー制度。実際にその局面に立ってみないと、実務処理の具体的な手法や様々な場面に応じた対処など、見えにくい部分もあると思います。当事務所では今後もマイナンバー制度に関する情報提供を行っていきます。

〈参考〉『中小企業・小規模事業者のマイナンバーアクション!』中小企業庁

(2016/02/22・相原愛紀)