【事務所通信バックナンバー】

マイナンバー制度―TKCシステムの対応

 今年に入って、この事務所通信でマイナンバーについて既に4件の記事を掲載しています。3月の記事ではいよいよ導入されるマイナンバー制度の概要をご案内する記事を、ひと月空けて5、6、7月とシリーズで事業者の皆様に事務処理の面でどんな影響があるか具体的にお伝えしてきました。

 現在多くの事業所では、事務処理のために何らかの形でパソコンをご利用になっていると思います。当事務所関与先の皆様におかれましては、TKCの自計化システムを導入していただき、日々の経理業務に活用していただいております。そこで今月号では、主にTKC給与計算システムによるマイナンバーの取扱事務に関してお伝えしていきます。

 来年1月からのマイナンバー制度施行を待たず、経理の現場では今年の10月以降から従業員のマイナンバーを収集し、管理する業務に当たることと思います。この番号関係事務に対応するため、当事務所では11月以降、TKC給与システム「PXまいポータル」の提供を開始します。

 「PXまいポータル」は、TKC給与計算システム(PX2、e21まいスターあんしん給与等)のオプションシステムとして提供します。本システムをお使いいただく事により、紙の書類を保存するのに比べて番号関係事務の負担を大幅に軽減することができると同時に、事業者向けガイドラインが求める安全管理措置の要件を満たすこともできます。


PXまいポータルの特長

  • 安全―事業所にマイナンバーを保管しないので安全!
    • 役社員等のマイナンバーを暗号化し、TKCデータセンターで保管します。
    • 社内にマイナンバーを保管しない仕組みのため、情報漏洩のリスクを回避できます。

 本システムでは、マイナンバーのデータはインターネットを通じて外部(TKCデータセンター)に保管し、社内のパソコン本体内には保存しません。万一社内のパソコンが故障したり、盗難に遭うなどしても、マイナンバーを紛失したり、漏洩することがありません。

  • 安心―TKCデータセンターでマイナンバーを安心保管!
    • TKC社員が24時間365日、サービスの稼働状況を監視しています。
    • 災害などへの万全な備えと最高度のデータセキュリティ環境で、マイナンバーを保管します。

 TKCデータセンターは、震度7にも耐える免震構造の建物です。東日本大震災の際には震度6強の激震に見舞われたにも関わらず、建物内部への影響は皆無で、各種サービスを停止することなく提供し続けた実績があります。

  • 簡単―スマートフォン等でマイナンバーを簡単収集!
    • 役社員等がスマートフォンやパソコンで、マイナンバーを含む扶養控除申告書等のデータを入力し、TKCのデータセンターへ送信するだけでマイナンバーを収集できます。
    • 役社員等は給与(賞与)明細遺書や源泉徴収票等をスマートフォンなどで閲覧することができます。
    • 給与事務担当者は、給与(賞与)明細書の印刷、配布の手間が不要となります。

 扶養控除申告書には、従来の記入欄に加えて本人やその扶養者のマイナンバーを記入する欄が新たに設けられます。本システムでは、紙の書類への記入に代えてスマートフォン等から扶養控除等のデータを入力することができますので、書類管理の手間とリスクを軽減することができます。給与明細や源泉徴収票等も紙の書類での発行に代えて、PDFファイルで提供できるようになります。


 マイナンバーを記載した書類を社内に保管するとなれば、相応の安全管理措置も講じなければなりません。紙の書類の管理の手間とリスクは存外に大きいものです。パソコンとソフトウェア、インターネット環境をフル活用して、マイナンバー関係事務に係る社内体制を整えると共に、合理化を図りましょう。

(2015/08/19・相原愛紀)