【事務所通信バックナンバー】

マイナンバー制度―事業者の事務への影響(2)

 前号では、マイナンバー制度の趣旨と利用目的や範囲について解説しました。マイナンバーは、社会保障、税、災害対策に限って利用が認められます。事業者の皆様には、この点をよくご理解いただいた上で、従業員さんとその扶養者のマイナンバーを収集し、適切に管理しなくてはなりません。

 他人のマイナンバーを書類に記載して提出する機会のある者は「個人番号関係事務実施者」になります。従って人を雇い入れている事業者は、ほとんどの場合「個人番号関係事務実施者」に該当することになります。特に税の分野では、源泉徴収票やいわゆる法定調書(支払調書)を発行する際には、相手先のマイナンバーを取得し、記載しなければなりません。では実際にどのような対応が必要になるのでしょうか。

 事業者は、マイナンバーを収集し始めると同時に、特定個人情報保護委員会が示す「事業者向けガイドライン」に則って利用・管理することが求められます。マイナンバーを不正に取得したり提供したりすると、懲役又は罰金が科せられます。従業員の犯した違反であっても、本人のみならず、その従業員を雇っている法人や個人事業者も同じく罰せられますので、従業員に対する教育・管理を徹底しておくことが大事です。また保管のための「安全管理措置」も講じなければなりません。安全管理措置については、不十分であったとしても罰則の対象とはなりませんが、委員会の改善命令に従わなかったり、検査を拒否した場合は罰則が科されます。

 従業員からマイナンバーを取得する場合は、必ず「本人確認」が必要になります。これは他人のなりすましを防ぐために義務付けられているもので、以下の3つの方法のいずれかで確認を取る必要があります。

  1. 個人番号カードの確認
  2.  「個人番号カード」は、最初に届く「通知カード」に代えて取得するものです。顔写真入りの身分証明書として使用できますので、番号確認と本人確認をこの1枚で同時に済ませられます。
  3. 通知カードの確認
  4.  既に雇用されている従業員であれば、雇用時に身元確認がされています。従って、「通知カード」にて番号のみ確認すればよく、改めて本人確認する必要はありません。
  5. 通知カードと運転免許証などの確認
  6.  新たに従業員を雇い入れるとき、その従業員が「個人番号カード」を持っていれば、1の方法で確認すれば問題ありませんが、「通知カード」しか持っていないときは、運転免許証やパスポートなど写真が貼付された身分証明書の確認が必要になります。写真が貼付された身分証明書を持っていないときは、保険証と年金手帳など2種類以上の書類を確認します。

 さらに事業者は従業員本人だけでなく、その扶養者のマイナンバーも取得する必要があります。この場合は従業員個人が「個人番号関係事務実施者」となりますので、従業員が自分の扶養者とする者のマイナンバーを確認した上で、事業所に届け出ることになります。この他、報酬や配当を支払う相手からも同様に、本人確認をしつつマイナンバーを取得する必要があります。

 事業者は、マイナンバーの確認時には「通知カード」または「個人番号カード」の提示を受けることになりますが、実務上はカードをコピーするという対応を取ることがあると思います。個人番号関係事務においてコピーを取ること、そのコピーを保管することは認められていますが、義務付けられているわけではありません。漏えいのリスクに備えて、コピーは取らない、保管しないと定めておくことも一つの方策です。

 事業所としては、マイナンバーに関わる事務は全く新しい仕事であり、日常業務として浸透するまでしばらくの間は、それなりに手間と時間を要するものと心得ておいた方が良いでしょう。また事前に従業員さんへの周知徹底を図り、マイナンバーについて「分からない」「カードが見当たらない」「カードを紛失した」「面倒だからそんなものどうでもいいじゃないか」といったようなことがないようにしておくことも大事です。マイナンバー制度の施行に向け、各所でセミナーや研修会も開かれているようですので、こういったものに事業所ぐるみで参加することも効果的です。施行まであと半年、備えを万全にしていきましょう。

(2015/06/25・相原愛紀)