【事務所通信バックナンバー】

マイナンバー制度―事業者の事務への影響(1)

 いよいよ来年より運用が始まる「マイナンバー制度」。特に法人及び個人事業者の方々は人を雇っている限り、必然的に「個人番号関係事務実施者」となります。従業員さんとその扶養者のマイナンバーを知っていなければ、年末調整等の業務にも差し支えることになります。決して他人事ではなく、日々の業務に大きな影響を及ぼすものであるものとご理解下さい。この紙面でも前々号に概要をお伝えしましたが、引き続き本制度について詳しくお伝えして参ります。

 マイナンバー制度についてまず理解しておかなければならないことは、マイナンバーの利用範囲です。あくまで社会保障(健康保険・年金)と税金、そして災害対策のみに限って利用されるものであるというのが、本制度の趣旨です。従って、この3点以外の目的でマイナンバーを利用することはできません。

 では目的外の利用にはどんな事例が考えられるか、具体的に見ていきましょう。

 マイナンバーは国民一人一人に固有の番号で、他の人と同じ番号になるということはありません。しかし、この固有性を利用して、社員番号や顧客番号の代わりに使うことは禁止されています。マイナンバーは12桁の数字ですが、この数字をアルファベットに割り当てるなどして文字列に変換して利用することも認められません。

 マイナンバーは今年10月以降、住民票を有する全ての人に「通知カード」が簡易書留で郵送され、知らされます。この「通知カード」はマイナンバーと共に住所、氏名、生年月日、性別が書かれているだけのシンプルな物ですが、希望者は顔写真とICチップの入った「個人番号カード」と交換することができます。「個人番号カード」は顔写真入りですので、運転免許証と同じく身分証明書としても使えることになります。

 身分証明書を提示する機会というと、最も身近なのが、何らかのサービスの会員になる際の身元確認です。会員登録するに当たって「免許証のコピーを取らせて下さい」と言われた経験をお持ちの方は多いと思います。「個人番号カード」が世間に広く行き渡れば、運転免許証と同様に身分証明書として提示する機会が増えてくるでしょう。ただし、提示する方もされる方も、不用意に個人番号を扱うことのないよう注意しなければなりません。

 「個人番号カード」を身分証明書として提示することには何ら問題ありません。しかしカードの裏面には個人番号が記されているため、顧客の会員登録のためにカード裏面までコピーしてしまうと、個人番号の目的外利用ということになってしまいます。会員を募るようなご商売をされている方は、こういった点にも配慮が必要です。

 さて、冒頭でも述べましたように、商売を営む事業者にとって最も問題となるのは、従業員のマイナンバーを収集し、管理することです。人を雇い入れると、必ず税金と社会保険に関わる事務が発生します。税務や社会保険事務の手続きや届出など諸々の書類提出は、必ずその従業員さんのマイナンバーの記載を伴って行わなければなりません。

 マイナンバーが通知されるのは今年の10月以降ですが、実際に制度の運用が始まるのは来年からです。年末調整や法定調書、給与支払報告書に係る事務でマイナンバーの記載が求められるのは平成28年分(平成29年1月31日提出期限分)ということになります。従って今年の年末調整については、まだ従業員等のマイナンバーを把握していなくても差し当たり問題はありません。しかし実務上は、今年の年末調整事務の際に把握に努めておくのが良いでしょう。「通知カード」が届いた1年後に確認となると、カードの紛失の可能性が高まるからです。

 まず大事なのが「通知カード」が届き始めるタイミングに合わせて、従業員さんに周知し、絶対に紛失しないように管理してもらうことです。10月は保険料控除証明書も届き始める時期でもありますので、これと合わせて年末調整事務の一環としてマイナンバーの収集を行って下さい。マイナンバー収集の際には本人確認も必要となりますので、ご本人にマイナンバーを提示してもらうことが原則となります。

 なお、個人番号関係事務実施者となる事業者が、マイナンバーを事前に収集することは認められています。ただし、収集した時点で、漏えいや滅失を防止する安全管理措置を講じなければなりません。

 次号以降でも更にマイナンバー制度についてお伝えしていきます。

(2015/05/21・相原愛紀)