【事務所通信バックナンバー】

Web給与明細サービス

 事業者の方であれば、毎月何通もの請求書に目を通し、整理し、沢山の紙の書類を扱っていらっしゃることと思います。個人でも電話代やクレジットカードなど、少なくても月に数通は請求書や明細が届いているという方がほとんどではないでしょうか。私は、先日そういった書類を古いものから順に処分しました。1通はせいぜい紙1枚から数枚で大したことがないようでも、これが数年分まとまると結構な量と重さになります。最近ではWeb明細なるサービスを提供しているところも多く、私もこの機会に紙の請求書・明細書の発行を止めて、Web明細サービスに切り換えました。

 Web明細サービスとは、一般的に、紙の明細書の代わりにインターネットで明細を確認するというものです。事前にID(識別番号)とパスワード(暗証番号)を登録し、インターネットに接続されたパソコンやスマートフォン、携帯電話などから自分の明細を閲覧することができます。特に個人の方なら、明細を確認できれば十分で、書類を整理保管する手間がない方が良いという方も多いでしょうから、既にご利用になっている方もいらっしゃると思います。

 このような紙からWebへ、というニーズにお応えして、TKCシステムでも給与(賞与)明細書等をWeb上で配付・閲覧できるようになる『Web給与明細サービス』を、PX4クラウドは、平成25年8月21日から、PX2及びあんしん給与では、平成25年9月1日から開始します。PX2等(給与計算システム)のオプションサービスとして提供いたします。PX2等からワンクリックで給与(賞与)明細書等のPDFファイルを生成し、TISC(TKCインターネットサービスセンター)へアップロードすることにより、役員・社員は専用のサイトから明細書を閲覧することができます。

 Web明細サービスに対応する帳表は以下の4つです。

  1. 給与支払明細書
  2. 賞与支払明細書
  3. 還付・徴収明細書(年末調整時)
  4. 給与所得の源泉徴収票(年末調整時)

 閲覧可能期間は、いずれの帳表も当年分+過去2年分です。その期間を過ぎたものについては自動削除されます。また退職社員は最終支給日の翌月末に、自動で閲覧不可となります。

 サービス利用可能時間帯は午前6時〜午前0時まで。サービス停止時間帯にはPDFファイルのアップロードもできません。明細のアップロード時に、閲覧開始日時を指定しておくと、指定した日時に明細のPDFファイルが閲覧できるようになると同時に、専用IDが発行された役員・社員には、Eメールで通知されます。各役員・社員は、そのEメール本文に記載されたURLから専用サイトにアクセスし、明細を閲覧します。

 ただし、携帯電話のメールアドレスには通知できません(現在検討中)。スマートフォンで明細をご覧いただく場合は、Webメールをご利用下さい。

 また閲覧の際には、InternetExplorerなどのWebブラウザ、PDFファイルを閲覧するソフトウェアが機器にインストールされている必要があります。なお閲覧専用のサイト(パソコン用のみ)では、PDFファイル閲覧ソフト「SkyPDFViewer」を無償でインストールできます。

 本サービスをご利用になることで、経理担当者の給与明細書等の印刷、三つ折り、袋詰めの作業を軽減するほか、用紙代の削減にもなります。

 なおWeb明細サービスをご利用になる場合、あらかじめ受給者の承諾を得る必要があります。承諾書などの雛型は、当事務所よりご提供できますので、ご相談下さい。

 「画面で書類を確認することに慣れない」という方もいらっしゃると思いますが、若い世代の方は抵抗がない方が比較的多いかも知れません。社員ごとに従来通り紙による発行もできますので、希望に応じて使い分けることも可能です。ペーパーレスの取り組みへの一環として御検討いただくのも良いかもしれません。導入をご希望の方は、監査担当者までご相談下さい。

〈参考リンク〉
 Web給与明細サービス
 ※サービスの概要とシステムデモがご覧いただけます。
(2013/08/21・相原愛紀)