【事務所通信バックナンバー】

バックアップのすすめ

 先日インターネットのニュースサイトで興味深い記事を見ました。紙に印刷してデータのバックアップができるというもので、これだけ聞くと、単にプリントアウトした書類を保存しておくだけのことのようで、何でもないことのように思えます。しかしここで大事なのは「データとしてバックアップできる」という点です。紙に文字や数字を並べた書類は、人間がその目で見てすぐに内容を把握できるという利点はありますが、パソコンなどで取り扱える「データ」にするためには、改めて人間がそのデータを入力する必要があります。このサイトの記事で紹介されているのは、ソフトウェアを使ってデータを変換し、一見ランダムな点の集合にして紙に印刷するというものです。実際に印刷されたものも画像で掲載されていますが、見る限りは無数の点が紙一面に並んでいるだけで、その内容が何であるかは全く分かりません。これをスキャナで読み込んで、ソフトウェアで再びデータに変換すればパソコンで読み込めるファイルになるということです。

 昨今では紙では保存せず、データでパソコン上やサーバー上に保存して、そのデータのバックアップを別の媒体に取るというやり方が多くなっていると思います。いわゆる「ペーパーレス」ですが、その動きの一方で、紙に印刷してデータ保存するという一周回ったような感覚が面白いと思いました。A41枚に1MBしか記録できないということなので、大容量のデータをこの方法でバックアップしようと思うと大変な枚数になってしまいますが、暗号化やパスワードもかけることもできるそうなので、紙の長期保存性を活かしつつ、セキュリティも保つという利点を取ったというところでしょうか。

 私がこの仕事に就いた頃は、データの記録媒体というと3.5インチフロッピーディスクが主流で、ラベルを貼って、データの種類ごと、あるいはお客様ごとにディスクを分けていました。事務所には何枚ものフロッピーディスクが保管されていて、監査に出向く際には、当時ラップトップと呼ばれていた厚みも重みもある(今のようにとても「ノート」とは言えないものでした)パソコンとフロッピーディスクを何枚か持って行ったものでした。今ではデータをサーバーやパソコンで一元管理していますし、インターネットを介してデータのやりとりもできるのでかなり便利になりましたが、当時はフロッピーディスクを忘れたり、間違ったディスクを持ってきてしまったりすると、ほとんど仕事にならず困った覚えがあります。フロッピーディスク自体も壊れることが多く、苦労して入力したデータを改めて一から入力し直したり、悔しい思いをしたことも多かったものです。

 現在ではどこの事業所でもパソコンを使って仕事をされていることが普通になっています。当事務所でも経理の自計化を進める上でパソコン導入に伴い、会計データのバックアップについては、MOをお薦めしたり、現在ではUSBフラッシュメモリや、環境によってはインターネットを介してのデータバックアップサービスも提供しています。もちろんそれ以外にも独自にお作りになっている様々なファイルがパソコンやサーバー上に入っていることと思いますが、それらのバックアップはどうなさっていますか。多量・大容量のデータを一元管理できるメリットと裏腹に、記録媒体が壊れた時にはそれらが全て一度に失われる危険性も孕んでいます。できれば世代管理したうえで、複数の媒体にしておきたいものです。更には災害に備えて、記録媒体が地理的に離れた所に分散されて保管できる状態が理想です。

 最近では「クラウド」と呼ばれるネットワークコンピューティングも確立してきて、手元にデータを置いておくのではなく、ネットワーク上にあるものを端末を介して利用するという方法になりつつあります。単なるデータ保存に留まらず、ハードウェア・ソフトウェアの共有化・一元化による購入管理費用や手間の軽減というところにまで効果は及びます。データをめぐる環境も随分変化したものだと思いますが、いつの時代も大事なのは消失に備えた体制を整えておくことです。貴社のデータ保存方法、媒体、場所はどうなっていますか。この機会に今一度見直してみてはいかがでしょうか。

(2012/08/21・相原愛紀)