【事務所通信バックナンバー】

計画停電に係る巡回監査の影響と対応策について

 トラブルを防ぐために、できるだけ停電時間帯には監査に伺わないようにしますが、全てのお客様に対して、停電時間帯を外して監査を行うのはかなり難しいかもしれません。伺って差し支えない状況であれば、予定通り監査を行います。監査できる条件が整わない場合、やむを得ず予定変更させていただく事もあります。当方が訪問することでご迷惑になることも考えられますので、その時はご連絡いただければ予定調整しまして、日を改めて伺います。何卒ご協力よろしくお願いいたします。

 また、特に自計化されている関与先の皆様におかれましては、監査日程が計画停電時間帯に当たった場合、パソコンその他の電気機器が使えないことにより監査が円滑に進まない事が予想されます。また、不意の停電に備えて、小まめにシステム終了させると共に、バックアップは日々取っておいて下さい。

[凡例]
○…貴社に実施していただく作業です。
◆…当事務所にて実施する作業です。

(監査開始時に停電しているが、終了時に停電が復帰する場合)

 監査開始時に停電状態であっても、停電前にUSBフラッシュメモリにバックアップデータを取っておいていただければ監査は可能です。手順は以下の通りです。

○1.バックアップを取ります。
※バックアップを取った後に、伝票入力・訂正、その他の操作をしないで下さい。バックアップ後に行った操作によるデータは一切反映されません。

◆2.バックアップデータを当方のパソコンに復元し、監査を行います。
※バッテリーで3時間程度は動作しますので、停電時間帯でも当方が作業することは可能です。

○3.監査後のデータを貴社パソコンに復元します。
※この時点で停電から復帰している必要があります。
※停電が復帰しない場合、後日データ復元を行います(◆当方でデータ復元作業を行うこともあります)。
※データ復元までは、伝票入力・訂正、その他の操作をしないで下さい。復元前に行った操作によるデータは一切反映されません。

(監査開始時には停電していないが、終了時に停電する場合)

◆1.バックアップを取ります。
※不意の停電に備えて、上記と同様の方法で当方のパソコンで作業を行います。

◆2.バックアップデータを当方のパソコンに復元し、監査を行います。
※バッテリーで3時間程度は動作しますので、停電時間帯でも当方が作業することは可能です。

○3.監査後のデータを貴社パソコンに復元します。 ※停電復帰後の、計画停電時間帯でないときにデータ復元作業をしていただきます。
※データ復元までは、伝票入力・訂正、その他の操作をしないで下さい。復元前に行った操作によるデータは一切反映されません。

(自計化システムをご利用でない皆様の場合)

 原則として、予定通り訪問し、監査を行います。照明、その他電気機器が使えないことにより不都合を生じると予想される場合は、予定変更させていただく事もあります。

 当事務所は第5グループに属しております。第5グループの停電時間帯と、その前後はFAX・メールでの連絡ができなくなります。大変お手数ではございますが、通信内容が不達と思われる場合は、別途電話にてご連絡ください。

 関与先の皆様におかれましては、経理だけでなく、業務全般に様々な影響が出ていることと思います。ここで想定していないケースが出てくることも考えられまので、状況に応じてこの方法以外の方法でも柔軟に対応致します。経理業務が円滑に進められるよう当事務所でも工夫して参りますので、ご意見・ご要望等、遠慮無くお寄せ下さい。

(2011/03/22・相原愛紀)