【事務所通信バックナンバー】

ペーパレス化―その2

 この紙面でペーパレス化を採り上げたのは何時だったろうと、ふと事務所のホームページの事務所通信―バックナンバーを見直してみました。ここ数年の事であろうと思いながら、「ペーパレス化」のタイトルを探してページの上から順に目で追っていくと、そのタイトルはむしろページの最下部に近い方にありました。No.064(1999/09/21発行)掲載―つまりここ数年どころか、10年以上も遡ることになります。この記事を読み返してみると、『電子帳簿保存法』が施行されて間もない頃であり、その事に触れて、電子帳簿保存法対応の自計化システム・FX2をお薦めする内容のものでした。まだこの頃は、実質的に紙に頼らざるを得ない面が多く、紙による書類の管理から抜け出せていませんでした。

 その2年半ほど後に、先進的な事務所の管理手法を学ぼうということで、同じTKC会員事務所の繋がりで、静岡の中川事務所を訪問する機会に恵まれました。事務所にお邪魔していちばん驚かされたのは、そのシンプルさ。机の上に乗っている物と言えば、パソコンと電話機くらいで、書類を収めるロッカーや棚もほとんどなく、普段そういうものに囲まれて仕事をしている我々からすれば、寒々しいくらいの風景でした。紙ではない電子データとしての書類をどう管理しているか、FAXを受信して返信するまでの流れを実演して見せていただいたりもして、参考になると同時にちょっとした衝撃であったことを思い出します。それ以来、うちの事務所でもペーパレス化に取り組もうということになり、少しずつ紙の量を減らしてきてはいますが、未だにあの頃の中川事務所には追いつけません。 それでも、この見学会で見聞きしたことを心に留め、ヒントにして、現状の機材や環境の中で、出来ることから少しずつ変えてきました。劇的でこそありませんでしたが、振り返ってみると、あの当時と現在とで大きく違うのは、コピー機をほとんど使わなくなったことです。昨年、長らく使用してきた事務所のコピー機が故障し、ついに買い換えとなったのですが、今年に入って早々に導入したのはコピー専用機ではなく複合機。コピー、プリンタ、スキャナ、FAXが一つの機械に集約されている多機能ぶりに面食らいながらも、徐々に使いこなしていくと実に便利なもので、特にスキャナは、コピーの代替として大いに働いてくれています。また、FAXも以前は紙で出力していたために、8割方はDMによって無駄になってしまっていたのを、ある時から旧いパソコンをFAX受信専用機として使用し、受信したFAXは画面確認の上、必要なものだけプリントアウトするという方法に改めました。このやり方はまだ続けていますが、この度の複合機導入によって、近いうちに複合機のFAX機能を利用する方向に改める予定です。

 折しも、この原稿を書いている平成22年2月16日は、平成21年分所得税確定申告の受付開始日。テレビやインターネットのニュースを見ると、各地の税務署で著名人達が『e−Tax』を利用して電子申告する姿が報道されています。当事務所でも今やほとんどの申告をe−Taxによる電子申告で行うようになりました。10年ほど前、「ペーパレス化」と題して書いていたあの頃は、プリンタで印刷した紙の書類と、場合によれば手書きで書いた書類を添えて申告書を提出していました。同じ申告作業でも、今は印刷する代わりに電子データに変換し、税務署に持ち込む代わりにインターネットを経由してデータを伝送するようになりました。昨年の同月のこの紙面では、住基カードの無料発行や、その住基カードを使った電子申告による『電子証明書等特別控除』について書いていますが、最近私の周辺でも取得した、控除を受けたという人がちらほら現れています。山梨県内の市町村でも電子申告を受け付ける自治体が現れ始め、“電子化”の波はいよいよ高まっているようにも見えます。一方で、住基カードによるコンビニエンスストアでの証明書発行は、コスト面で見合わないとして、県内では二の足を踏んでいる自治体がほとんどという報道もあり、こういった新しい制度やシステムのうち、どれがどんな風に浸透していくのか、興味深く見守りたいところでもあります。

 話が随分散漫になってしまいましたが、時代に“淀み”を感じずにはいられない昨今、こうして何年か前を振り返ってみると、意外にも大きな変化を示している部分も多いものです。今何気なく行っているその業務―5年前、10年前はどんな風にされていましたか。今も変わらない、随分やり方が変わった、そもそもそんな業務は無くなってしまった等々、状況は様々でしょうが、後ろを振り返るのはよろしくないなどと言わずに、これまでの業務の変遷を整理してみるのも、次の打ち手を見つける方法としてそんなに悪くないかもしれません。当事務所では、複合機の導入を機に、今後電子ファイリングに取り組む予定です。10年以上前の記事の『ペーパレス化』というタイトルを再び持ち出して、“その2”と付したのにはそんな背景もあります。あのときの業務が、今こんな風になって、将来どうなっていくのか、事業計画を描く一端として、そんなことに思いを馳せてみるのもたまには良いのではないでしょうか。

(2010/02/17・相原愛紀)