【事務所通信バックナンバー】

エクセル教室

 最近ではほとんどの事業所が、何らかの形でパソコンをお使いになっていることと思います。様々な用途に使用されるパソコン―その中でも経理に欠かせないソフトとなりつつあるのが、マイクロソフト・エクセルです。経理を担当されている方は特にお使いになる機会が多いことでしょう。以前、何軒かのお客様に、「会計事務所でパソコン教室のような研修会を開いたらおいでになりますか?」というような質問をさせていただいたことがあるのですが、日程や開催場所などの問題から、なかなか実現できずにいました。そこで少し視点を変えて、まずは所内研修という形でやってみようと、先月から月1回、午前中の3時間ほどを使って、エクセルの研修をしています。今月も5月8日に第2回目を実施しました。講師は、不肖私相原が務めております。

 私たち会計事務所が、皆様の所に伺って経理指導をする中で、パソコンが一般的に導入されて来るにつれ、指導のスタイルも随分変わってきました。私が事務所に入った当初は、企業様の現場では、経理処理の方法は、どちらかと言えば「手書き」「手計算」が多かったのですが、この10年ほどの間に、多かれ少なかれ、ほとんどの企業様が経理処理にパソコンをお使いになっているという状況になってきています。当事務所でも、TKC会員事務所として、FX2・PX2を初めとする「戦略経営者システム」を提供しています。これらのシステムは、エクセルファイルの読み込みや切り出しができますので、エクセルを習得することによって、更なる有効活用ができますし、もちろんエクセル単独の使用でも、経理処理の合理化に大いに貢献できます。

 所内でエクセルの研修を行うに当たっては、いくつかの方針を定めています。どんなものかと言いますと…

  • テキスト(レジュメ)は用意しない

  •  「テキストに書いてある」と思うと、なかなか覚えられないものです。どれだけ内容の濃いテキストを持っていたとしても、そこに書いてあることが肉体化されないと、実践の場では使えません。敢えてテキストは用意せず、一つでも二つでもいいから、しっかり覚えて、実際に使いこなせるようになることを優先させています。

  • 実践できる技術を覚える

  •  エクセルの機能は膨大で、全て使う(または覚える)ことは到底無理です。「覚えてから使う」というのでは、実際の使用はかなり限定されたものになってしまいます。発想の仕方を「こう使いたいのだけれど、そのためにどんな機能や技術が必要だろう」とした方が、むしろ広がりが出ると考えました。

  • 知の共有

  •  関与先の皆様には、管理文書・計算表などエクセルで作成したものを利用していただいていますが、全てのお客様が共通のものをお使いになっているわけではありません。お客様が独自に作られたもの、ご要望に応じてお客様専用に当方でお作りしたものなど、必ずしも事務所のスタッフ全員がそのエクセルファイルについて、知ってはおりません。これらのものについて皆様から質問をいただいたり、担当者が変更になった場合など、現状では「事務所として」十分に対応できないことが考えられるため、事務所内で知の財産を共有することにより、業務の均質化・高付加価値化を目指します。

  • 研修の形態

  •  一応、相原が講師という形をとっていますが、上記のとおり、私自身もエクセルについての知識を網羅的に持っているわけではなく、実践的に身に付けたものが多いので、偏ったものになっていることが考えられます。どちらかと言えば、勉強会に近い形で、「こういう書類を作るにはどうしたらよいか」「こういうテーマでやってほしい」といったような要望を出してもらい、研修時間中に実際にファイル作成を行いながら解説しています。研修用に用意したものでは、出来上がっても使い道がありませんし、身が入りません。時によっては、エクセルに限らず、OSや他のアプリケーションについても触れています。

  • 最終的に目標とするところ

  •  パソコンが一般的な事務用品として浸透してきたように、エクセルも特別なアプリケーションではなく、そろばんや電卓といった、ごく当たり前の事務用品というレベルで使いこなせるようになれば良いと思っています。「高機能な電卓」といった程度の捉え方で気負わず使用できる道具にしたいと思います。

 こんな方針を掲げながら、手探りで始めたところです。月初は比較的時間に余裕があるので、第一月曜日(この日が申告期限日に当たる場合は翌日)の午前中に行うことにしています。関与先の皆様もご興味がおありでしたら、事務所を覗いてみてください。お席くらいはすぐにご用意できます。

 最後に私がよく参考にしているサイトを紹介させていただきます。

■3分でわかる!仕事に役立つExcelテクニック

 基本的な事から応用的なことまで載っていて、「目から鱗」の記事も結構あります。一つ一つの記事はテーマを絞って書かれていますので、実際3分もあれば、読み終えることができます。

(2007/05/22・相原愛紀)