【事務所通信バックナンバー】

FX2ユーザーの声―その3

 「ユーザーの声―その2(2002年10月号掲載)」からしばらく時間が空いてしまいましたが、今回第3弾として、TKCシステムユーザー様の声をお届けします。

 弊社は平成12年10月に個人経営から法人経営に変わり、従業員・パート合わせて10名の建設業務を行っている会社です。昨年からは不動産も手がけ仕事の幅を広げています。

 FX2、PX2共に導入したのは平成15年の4月です。それまでの経理事務は手作業で行っていました。しかし、私が入社した時、前任者の急な退社で引継ぎもなく、あらゆる帳簿と格闘しながらの経理内容の把握、仕事の性質上ほとんど現金での取引なのでそこで発生する膨大な量の伝票の処理(毎月400枚以上)、法人経営に変わっているにもかかわらず個人経営時のままのずさんな帳簿、とても厳しい状況でした。システムを導入する前から監査は荻原会計事務所で受けており、担当の方が何度も何度も足を運んで下さり、電話での些細な質問にも気軽に答えて下さり、当時の状況下でとても頼りになりました。しかしながら、今までの帳簿だけでは会社の財務状況はとても把握できませんでした。

 FX2の導入により、毎日、苦労して手作業で、会計日記をつけていたたくさんの仕訳も短時間でできるようになり、現金残高の照合もかなり容易にできるようになり間違いがあってもすぐに見つけることができるようになりました(お金が合わないなんてことがなくなりました)。混乱していた会社の財務状況も正確に把握することができました。

 弊社は給与が月給、日給月給、時間給と3パターンに分かれるため、PX2を導入する以前は給与計算を別々にしなくてはならず、時間も労力もかなり必要で、ミスがないようにととても気をつかいましたが、必要なことだけ入力すればミスもなく正確に速く計算できるので、とても助かります。

 システムを導入して1年経ちますが、帳簿と格闘していたのが、うそのようです。今ではパソコンを開けば経理に関しての情報がすべてあります。確かに帳簿をつけつつ、システムを覚えるのは大変でしたが、会計事務所の担当の方が親切に根気よくサポートしていただいたのでありがたかったです。

(注)FX2は財務処理、PX2は給与計算のためのソフトです。

 皆様は経理業務の標準化にどのように取り組んでいらっしゃるでしょうか。現担当者がしっかりやってくれているから問題ないとお考えの方もいらっしゃるかもしれませんが、不意に担当者が退職・休職しなければならないような事態が起こる可能性が全くないわけではありません。時間をかけて引継ができれば問題はないでしょうが、実際にはなかなかそうもいかないのが実状だと思います。大企業ならともかく、中小企業では業務手順を逐一マニュアル化する余裕もないでしょう。

 FX2・PX2などのTKCシステムは、業務処理の形が既にシステムの中に出来上がっており、これをなぞって処理を進めていただければ、業務が完了するようになっています。もちろん全ての企業様で同じように事務処理をされているわけではありませんので、その企業様に合ったシステム設定をし、実際の運用をどうするかといった点は、会計事務所がサポートさせていただきます。業務の中にTKCシステムを一つの柱として取り入れることによって、標準化・マニュアル化ということを特に意識せずとも、貴社なりの業務手順を無理なく構築していくことができます。その中でこれまで無駄であった作業を省いたり、集約したりと、合理化を進めていくことも可能です。

 今回原稿をお寄せいただいた企業の経理担当者様は、前任者からの引継がほとんどなかったため、当初はかなり苦労されたことと思います。しかし逆にこれを契機としてシステム導入に踏み切られ、今では経理業務手順もほぼ固まって、一つの形を構築されたと言って良い状況だと思います。

 経理にパソコンを導入するということは、単に「速くなる」「正確になる」ということだけではありません。貴社の事務処理手順を見直し、合理化・標準化も視野に入れて「自計化」に取り組んでみてはいかがでしょうか。

(2004/05/20・相原愛紀)