【事務所通信バックナンバー】

現場主義

 もう1年半ほど前になるでしょうか。当事務所では業務改善の一環として、各担当者への連絡を携帯メールに切り替えました。以前はどうしていたかというと、皆様から電話等で連絡をいただいたときに担当者不在の場合は電話連絡帳に記入しておき、各自戻ってきてからそれを確認して案件を処理する、という具合でした。営業や各現場での仕事など、活動のフィールドが外にある人は経験があると思いますが、外での仕事を終えて事業所に帰って来ると、伝言のメモや確認しなければならない書類などが机の上に置かれていて、これからもう一仕事ということになってしまうことがあります。帰ってきた時間が遅かったりすると、日を改めて連絡しなければならなかったりして、仕事が終わるタイミングが先へ先へと送られていってしまうのです。

 今では携帯電話という便利な道具が普及して、いつでも簡単に直接本人へ連絡が付けられるようになりました。仕事で外回りをしている人で、携帯電話を持っていないという人はまずいないのではないでしょうか。しかし、すぐに連絡を取れるようになったのは良いのですが、いつ何時でも電話がかかってきてしまうため、今やっている仕事の手を止められることも多くなってしまいました。電話を受けるときの状況は様々で、取引先の方と話をしていたり、車の運転中だったり、少し遅い昼休みで食事中だったりと、事業所の中のようにメモ帳が置いてある机の前で落ち着いて受けられる状況とは少し違います。我々も監査で外に出ているときは、お客様と話をしていたり、移動中で運転をしていたりして、電話に出ることが必ずしも好ましくないときが多いものです。電話に出られたとしても、内容によっては他のお客様がいる場では話すことがはばかられる時もあります。その解消策として導入したのが携帯メールです。皆様から電話等でいただいた連絡は、事務所のパソコンから各担当者の携帯電話へメールを送ることになっています。担当者は着信したメールの内容を確認し、すぐに連絡できるときはお電話を差し上げ、近くにいれば訪問させていただくこともあります。このようにメールを使って連絡するようになって、仕事が能率的にこなせるようになりました。単に連絡が早くなるというだけではなく、電話に出なくて済むため仕事の優先順位を崩さず、かつ現場で業務を完了できるからです。事務所に帰って改めて連絡、ということは以前に比べて随分減りました。事務所に戻って行うのは、各自の携帯電話へ送られたメールの履歴の確認です。自分宛のメールだけでなく、他の者へのメールも確認できるようになっていますので、電話を受けていなくても、あるいは自分の担当先以外からの連絡でも、どこからどんな電話があったか大方分かるようになっています。

 関与先の皆様は既にご存知のように、当事務所ではこちらからお伺いして、各企業様の現場で仕事をさせていただくというスタイルを取っています。会計事務所というと「内勤」というイメージを持たれる方も多いかもしれませんが、実際には我々監査担当者はほぼ毎日どこかに出かけています。企業様の生の現場で仕事をさせていただくことで、書類を見ただけでは分からない生きた情報を得て、より正確な監査につなげていけるからです。以前受けた研修で講師の方がこんな事をおっしゃっていました。「バックヤードはデジタルで。お客様との接点はアナログで」どんなに便利な文明の利器を手にしたとしても、最後には人間対人間。体温を感じられるような仕事をしていきたいと思っています。今後も皆様のご要望にお応えできるようより一層の合理化に取り組んで参ります。忌憚のないご意見をお寄せ下さい。

(2003/03/20・相原愛紀)