【事務所通信バックナンバー】

現金管理を考える

 経理の基本は、現金の管理にあり、それがどの程度きちんと行われているかによって、その企業の経理体制の水準が分かるといわれています。

 脱税や横領等の不正行為は、現金管理がずさんな企業に多いといわれています。

 皆さんが日々記帳の対象としている会計取引のほとんどは、現金や預金の取引です。この出納取引のうち、現金取引はその都度現金の出し入れを記録しておかないと、後で正確な現金の動きを把握することが困難になります。

  1. 企業と個人の現金を厳格に区別する。
  2. 小口現金制度の採用
  3. 不要な現金の動きを極力減らす
  4. 日々の現金有高を確認する
    →経理担当者が現金の入出金を正確に記録し、日々の現金実際有高と帳簿残高とが一致することを確かめ、翌日へ繰り越す。
 これがきちんとできれば初期指導の大きな山を超えたことになります。
(『TKC基本講座 巡回監査編』より)

 現金の管理、これが発展する企業となれるか否かの分岐点にもなるということがおわかりいただけると思います。現金の出納、いとも簡単に感じることですが、企業の経理は現金に始まり、現金に終わるといっても過言ではありません。

 それでは今日は当事務所の現金管理についてお話ししたいと思います。   

 当事務所では今まで、女性職員が現金を管理していて、事務所の現金と私の立替現金と二本建てにし、立替金の精算を月末におこなっていました。そのため立替金という曖昧な勘定科目が出てきてしまったり、立替金の精算にも労力を要しました。

 試算表はシンプルにするのが理想であると考えているので、理想と違ってきてしまいましたし、実際月次試算表も何人もの手を経過して完成ということになっていました。

 これを改めるため、FX2(戦略財務情報システム)を使い私が現金管理をするようにしました。手元には常時3万円ほどの現金を置くようにし、現金支払いを極力なくし、金融機関より振替、または、振り込みによる方法に変えました。振り込み料も預金から振り替えるようにし、現金は使わないようにしています。この結果、現金出金が少なくなり、支出時には、現金残を金種別にその都度把握し、記録するという作業も手軽になりました。

 皆様よりの報酬は口座振替とさせていただいておりますが、たまに現金でいただく場合もあります。この時はその金額をすぐに銀行にあずけ、「キャッシュ・イン・バンク」を実践しています。このようにすることで日々の現金の動き(入金と出金)が明確に区分され、現金の帳簿残高と実際有り高との原因不一致を防ぐことができます。

 現金の次に意識がいくのは、預金についてだと思いますが、これは時々記帳し、すぐにFX2に入力します。

 また、FMS(税理士報酬管理システム)とPX2(戦略人事・給与情報システム)はFX2に連動しているので、経理事務の合理化が図れます。

各システムと処理の流れ
報酬入金を入力(FMS)→自動でFX2の当月分に仕訳として届けられます
報酬の計上15日(FMS)→自動で仕訳が生成され、FX2に届けられます
*売掛金の計上と売掛金回収の仕訳が完了
給与支給日 末日(PX2)→即座に仕訳が生成され、FX2に届けられます
*給与の計上と支払い、預り金計上の仕訳が完了

 同一パソコン内で三つのシステムを動かしているので、それぞれの仕訳はまさにリアルタイムでFX2に流れていきます。それぞれのシステムを稼働するだけで、本来重要でありながら集計や管理に手間のかかる仕訳が完成してしまい、その月の業績を表す月次貸借対照表、月次損益計算書(試算表)が完成していくのです。

 そして報酬の振り替え結果が出る翌月2、3日のうちには会計事務所の試算表ができあがります。特に「経理をする」という感覚ではなく、現金管理をしっかりするという心構えのもとにひとつひとつの事にとりくんでいけば、その月の経営状態が正確にすばやくできあがっていくのです。

 尚、当事務所は電子帳簿保存法適用の届け出がしてあるので、毎月の試算表の出力はしていません。また、元帳一括出力もしません。すべてCD−Rの中に保存されていき、ペーパーレスとなっております。この取り組みには試行錯誤もありましたが、今まさに行われている経営革新の実践ではないかと思っています。

 まずは、現金管理の徹底を。企業倒産の多くは「記帳の信頼性」を軽く考え、計算の明確化を図っていないところからひきおこされます。江戸時代の大店で成功を納め、現在もなお事業を継続している企業は、江戸時代において「計算」と「分配」を重視した企業である、といわれています。企業の経営基盤の確立のためには、「記帳の信頼性」が必須要件であります。このことが毎日の業務の中で円滑に自然におこなわれるよう当事務所でお手伝いいたします。

*FMSは税理士事務所用のシステムですが、関与先様におかれましては、すべての業種にあわせてつくられた戦略販売・購買情報システム(SX2)が、売掛、買掛管理、また請求書発行などに威力を発揮します。                             
(2002/11/22・荻原秀樹)