【事務所通信バックナンバー】

標準化

 業務の標準化―多くの企業様で普段は表面化しないながらも、確実に内在している問題だと思います。少数精鋭で業務をこなさなければならない我々中小企業は、一人一人の従業員が持つ役割は意外に大きいものです。当事務所でも「所長がおりませんので…」「担当者が出かけていて…」と、皆様のお問い合わせに即答できないこともしばしばございます(これについては、業務改善に取り組んでいるところです)。皆様方におかれましても、担当者が休んでいたり、社長が出張中ですぐに連絡が取れないときなど、取引先からの問い合わせやトラブルの対応に苦慮した経験は多かれ少なかれあるのではないかと思います。

 では、何が問題だったのでしょうか。ある業務が一人の担当者に集中しすぎているという状況はありませんか?少人数の中小企業ではそれもやむを得ない、というのが現状なのかもしれませんが、それによってビジネスチャンスを逃したり、取引先に良くない印象を抱かせてしまったりすれば、それは「損失」につながります。もちろん業務分担をしなければ、各人が効率的に仕事を進めることは不可能です。しかし、それぞれの担当者が経験を積み、力を付け、その体制がある程度成熟してくると今度は「この仕事はあの人に任せておけば安心」という空気が生まれてきます。「不慣れな人に任せるより慣れた担当者に」と考えるのは、確実な仕事をするためには当然の選択ではあるのですが、その一方で万が一のときに対応できないというリスクが常につきまとうことになります。大企業では一つの仕事に複数の人が携わっているのが普通でしょうから、互いにフォローし合うこともできるでしょうが、中小企業はそうはいきません。頼れる専担者の存在は心強いものですが、「もしあの人に何かあったらアウト」では、済まされないのも現実です。

 この6月から何件かのお客様で、監査担当者を変更させていただくことになりました。関与先の皆様には、担当者変更を不安に思っている方もいらっしゃるかもしれませんが、事務所内の風通しを良くして、全てのお客様に等しく品質の高いサービスを提供できるよう取り組んでいるつもりでおります。新担当者に対するご意見・ご要望・ご不満などもあるかと思いますが、よろしくお願いいたします。

(2002/06/20・相原愛紀)