【事務所通信バックナンバー】

業務改善

 皆様はどのように実施していらっしゃいますか。当事務所では毎月の会議の際に提案をして、それが承認されれば実際に改善に取りかかることにしています。今回は10月の会議で提案された所内の連絡体制についての改善提案を一例として紹介してみたいと思います。

 私が入所した頃の事務所内の連絡は、主にメモ書きか口頭によるものでした。しかしこの方法ですと、メモは見終わったら捨ててしまいますし、口頭ではうっかりしていると伝達し忘れることもあるということで、連絡事項は「電話連絡帳」に記入するという方法に変わりました。関与先や各関係機関からの電話、訪問者、事務所内の連絡事項に至るまでこれに記入しておき、各担当者はそれを見てそれぞれの案件を処理していきます。履歴も確実に残りますし、どの案件が処理済なのかあるいは未処理であるのかの確認も容易になりました。

 今回の提案は、この「電話連絡帳」を廃止し、パソコンへの記録とメールでの伝達に変えられないかというものです。皆様もご存じの通り監査担当者はほぼ毎日監査のために外出しています。丸1日外に出ていたり、泊まりがけで出かけたりしていることもあります。せっかく皆様からお電話をいただいても、回答できるのは数時間後〜数日後ということになってしまいます。この状況を少しでも改善すべく皆様からお電話いただいた時、ご来所いただいた時などはパソコンから各担当者の携帯へメールを送ることにしました。これによって連絡事項はパソコンに記録され、担当者には用件を即時に伝えることができるようになりました。今のところは実験段階ですので、伝達漏れを防ぐため電話連絡帳にも記入しているのですが、うまくいけば連絡帳も完全廃止する事になっています。ペーパーレス化にも一役買うことになるわけです。通信費は少し増えるかもしれませんが、皆様により良いサービスをより早くお届けすることで生産性が上がれば、いずれはこの分も回収できることと思います。

 この不況下で売上増が期待できない今、どの企業でも生産性の向上や経費削減は共通の課題ですが、「能率を上げよう」「支出を減らそう」と漠然と目標を掲げても、なかなか実現できるものではありません。しかし現状の体制を見直して構造そのものを変えることで、生産性向上・経費削減につなげることができれば、結果的に増益に結びつくこともあるでしょう。新しいことに取り組むのは億劫に感じてしまい、何となく不便に思いながらも今までのやり方を続けてしまう。誰しも覚えがあることだと思います。我々中小企業は、配属替えや転勤といったことから縁遠いために、組織の空気が淀みがちです。一方小回りの良さを生かせば、全社員の意識を統一したり、体制を変更したりといったことは大企業に比べてやりやすいのではないでしょうか。今一歩踏み出して現状を打開してみませんか。

(2001/10/19・相原愛紀)