【事務所通信バックナンバー】

毎日の経理を考える

 いよいよ暑さ対策が必要な時節となってまいりましたが、皆様お元気でお過ごしでいらっしゃいますでしょうか。

今月は、このごろIT関連で活況を呈している『経理のコンピュータ化』について書いてみたいと思っています。

 毎日の経理はとても大変だと思います。もちろんそれのみ専属で朝から晩でやっていれば少しは楽だと思いますが、いろいろなことを並行して進めて行かなくてはいけないのがどこも共通の現状だと思います。とすれば、経理は、可能な限り簡素化していきたいものです。必ず毎月発生するものについて、あまり時間をかけたり、考えこんだりしないで、仕訳を起こしていくことができれば時間の短縮が図れ楽になると思います。

 そのために今日は、当事務所の経理をご紹介します。

◇本日の日付 2001.5.20

■当事務所で利用しているシステム
 FX2 戦略経営者情報システム………財務(日々の経理に)
 PX2 戦略人事給与情報システム……給与計算
 FMS 税理士報酬管理システム………売り上げ管理等
 (→関与先向けには、SX2 戦略販売・購買情報システム)  

 FX2で仕訳を入力していますが、給与にかかわる仕訳、売掛金計上及び入金にかかわる仕訳はそれぞれPX2、FMSより自動で作成できるようになっています。
日付内容作業時間
5.1・4月分給与データ計上
・PX2→FX2
(仕訳数10)
・PX2にて給与仕訳データ作成
・仕訳の印刷
・FX2へ連動
5秒
10秒
30秒
5.15・4月分売上高計上
・FMS
(全仕訳にすれば250程のものがまとめて15仕訳に自動的に統合される)
・報酬請求システム締め日が15日なので この日に4月15日〜30日までのデータが完全となる。
・FX2自動仕訳データ一覧表示
・確認リスト印刷
・仕訳データ作成→FDへ
・FX2へ連動
10秒
5秒
20秒
60秒
このように実際の仕訳に手間どるこの二点の計上がすみやかに完了するので、時間の短縮が図れます。

その他の科目はこのような工夫をしています。
種類方法要点
現金浸透印の利用領収書の整理の際、浸透印を使い勘定科目をわかりやすく表示します。
普通預金仕訳辞書の活用4月分39仕訳中、31仕訳は毎月発生するものなので、取引先別仕訳辞書に登録。そこから入力することで、起票時間、入力時間ともに短縮しています。
月次定型仕訳一覧表を作成預金取引などで、通帳に個々表示されないけれど、仕訳をおこしておかなくてはならないものがあります。それらを記入する一覧表を作成し、毎月利用、省力化しています。
だいたい22日位までには請求書、支払い通知書等の証憑書類が到着するので、荻原会計事務所の4月分データはそのころ完成ということになります。(実際この原稿をまとめている5月22日現在、どこまですすんでいるでしょうか???)

 最近FX2を導入していただける方が増えてとても嬉しく思っています。「今まで事務所で入力していたものをこちら側で入力するなんて手間が増えてしまう。何かメリットがあるのだろうか」こんなことを考えて導入を足踏みされている方もいらっしゃると思いますが、コンピュータを利用した経理にはかなり省力化を図れる部分があります。業種、業態によっても違うので、この紙面でお伝えできないのが残念ですが、くわしくは巡回監査担当者におたずねください。また、事務所までお問い合わせいただいても結構です。『楽をして、さらに上のランクの実をとる』是非挑戦していただければと思っています。

 それでは次に各事業所さんで一番神経を使って作成していらっしゃる請求書発行、領収書発行についてのシステムを詳しくご紹介したいと思います。

【SX2戦略販売・購買情報システムのご紹介】
 売上げ、仕入れ、納品、請求、在庫などの事務を一新・合理化するとともに、市場/商品戦略のための営業情報を提供する販売・購買情報システムです。

  • 「納品書」や「請求書」などの発行事務と在庫管理を合理化します。
  • FX2と連動して、売掛金や買掛金の計上と消し込み事務を一元化します。
  • 入力された営業取引をデータベースとして構築・活用し、経営トップのための「戦略情報」として、営業戦略の仮説を検証する仕組みを整えるとともに、実績に基づいた担当者業績評価をすることも可能になります。
導入チェックリストチェックを入れて
みてください
得意先件数999,998件以内ですか?
仕入先件数999,998件以内ですか?
商品点数999,998以内ですか?
部門数998部門以内ですか?
担当者数999,998以内ですか?
地域数(取引先分類)998分類以内ですか?
商品分類数998分類以内ですか?

 この一覧をみていただいてもわかるようにかなりの広い業種の方にお使いいただけると思います。まず、コンピュータ化の第一歩として『請求書の発行および、売掛金管理を確実、迅速に』をめざしましょう。「ここどうなってるの?」などの急ぎの問い合わせにもスピーディーに対応できる頼りがいのあるシステムです。

(2001/05/23・荻原幸子)