【事務所通信バックナンバー】

パソコンとの付き合い方

 私たち会計事務所の業務にはもはや欠かせない存在となっているパソコン。私が事務所に入所したのが平成8年ですが、そのころはまだ1人1台とまではいかなかったのですが、現在では1人1台以上のパソコンがあり、その中でも当時のものは1台で、その他は新しいものに入れ替えられ、LANも導入されています。関与先の皆様におかれましてもパソコンを導入される所が増えてきました。当方で自計化ソフトの導入と合わせ、ご購入いただいた皆様は、主に経理全般にご利用いただいていることと思いますが、それ以外に独自でパソコンを導入されて業務に活用されているところも多いようです。

 データ処理は会計事務所の重要な仕事のひとつですが、現在ではパソコンなしには考えられません。ご存じのように監査の際には私たちはパソコンを持っていき、伝票や日記帳などの諸帳簿を確認させていただいた後、その場で仕訳を入力します。ここまでで、試算表・元帳の作成、消費税計算のための準備、決算までのデータ備蓄等々、実は複数の作業が同時進行しているのです。経理の仕事でいちばん手間のかかる転記作業を一度のデータ入力で完了させてしまうのが、パソコンの良いところです。これらを全て手作業で行ったら恐らく10倍もの手間を要するでしょう。

 そんなパソコンのありがたみを思い知らされる出来事が、先日ありました。私が使っているパソコンが起動しなくなってしまったのです。結局ハードディスクをそっくり新しいものに交換して直したのですが、直るまでは空いているパソコンを使うはめになりました。パソコン自体は修理したり買い換えれば、なんとかなりますが、一番怖いのはデータの消失です。パソコンを使ったデータ記録というと、ハードディスクやフロッピーディスクに書き込むのが一般的な方法でしょう。しかし、これらの記録媒体にも寿命がありますし、何かのはずみで壊れることもないとは言えません。私が使っていたパソコンのハードディスクも日々書き込みや消去を繰り返しているものですから、かなり負担がかかっていたのだと思います。皆様はこのような事態に備えて何か対策をとっていらっしゃいますか。当事務所では、LANを導入して以来、各自のパソコンのハードディスクやフロッピーにデータ保存することをやめました。データベースの構築、有効利用という意味もあり、データ保存は全てサーバーにするようにしています。皆様のところへ監査に伺うときには、サーバーから各自のパソコンへデータをコピーして、それを持ち歩いているわけです。各自のパソコンにトラブルがあって、万一その中のデータが消失したとしてもサーバーの中にデータが残っていますので、作業中のデータは失われたとしても、少なくとも1段階前の状態のデータは確保されます。なおかつサーバー内のデータは、月曜日から金曜日まで5本のデジタルテープを用意し、毎日バックアップをとっていますので、サーバー自体に何かあったときでも1週間前までさかのぼって復旧ができるようになっています。このようにバックアップがとってあるおかげで、パソコンは壊れてもデータの消失は免れました。

 最近では、大容量のハードディスクを持ったパソコンが比較的手頃な値段で購入できるようになりました。それに伴って、大容量の、そして大量のデータを一元管理できるようになってきています。しかし、逆にそれはすべてのデータが一瞬にして消えてしまう可能性をも秘めているのです。少し面倒ですが、定期的にバックアップをとることによってこれらのリスクは回避できます。時には紙媒体への記録も有効なものだと思います。データとしての利用価値は低くなりますが、電磁的記録に比べて、はるかに長期間安定した状態で保存できるからです。何百年も前の古文書を通して歴史を知ることができるのは、まさしく紙という記録媒体のおかげです。

 パソコンはここ数年で私たちの生活の中に「便利なもの」として浸透してきましたが、一方でそれがなくなった時の不便さも覚悟しなければならなくなりました。「形あるものはいつか壊れる」というのは、パソコンとて例外ではありません。便利な面ばかりが強調されがちなパソコンですが、その背後にあるリスクもしっかりと見据えたうえで、有能な働き手として付き合っていきたいものです。

(2000/09/22・相原愛紀)