【事務所通信バックナンバー】

10万円+5万円=?

 以前銀行マン向けの雑誌か何かで、興味深い記事を目にしました。詳細は覚えていないのですが、確か次の様なことが書かれていました。『たとえ暗算でできるような簡単な計算でも、頭で計算してはならない。必ず計算機を使って計算しなさい』

 10万円+5万円という計算をするとき、大抵の人は即座に暗算して「15万円」という答えを出すでしょう。こういう簡単な計算は、電卓やそろばんを使うより暗算の方がはるかに速い。それでも計算機を使いなさいと言うのはなぜでしょう。私は当初この記事の意味を「人間は間違いを起こすから、電卓を使った方がより確実になる」という程度に捉えていました。ですが、しばらくしてもう少し深い意味があることに気付きました。まず、そもそもミスをしないシステム(方法)を作るということ。そしてそれを例外なく実践すること。難しい計算は電卓を使うが、簡単な計算は暗算でよいというようにルールを曖昧にしておくことは、ミスを発生させる余地を作ってしまうということです。どんな状況でも必ず定められている手順を踏んで仕事をするというルールを決めることは、作業にあたる者の勝手な判断や単純ミスを減らし、責任の所在を明確にします。それを管理する側としても一定の手順の元に作業が進んでいるという前提があれば、チェックや問題点の把握もしやすくなるでしょう。

 ひとつひとつの仕事を見たときには、中にはかえって非効率なものもあるかもしれませんが、全体を見たときに全ての仕事が確実性を増すほうが、結果としては効率が良いと言えます。後になってミスがあることが分かって、その訂正に時間をとられてしまったという経験はありませんか。皆様の仕事にも一定の作業手順があると思いますが、明確なルールができていますか?そしてそのルールが守られていますか?作業手順やシステム自体ににミスを発生させるような余地がないか、早速見直しをしてみてはいかがでしょうか。

(2000/07/21・相原愛紀)