【事務所通信バックナンバー】

ペーパレス化

 ペーパレス化――皆様はどのように取り組んでいらっしゃいますか。日々の取引の中では様々な書類が発生します。当事務所でも仕事の性格上、大量の紙を使用しますが、それらを分かり易く分類し、保存しておくのは意外に手間のかかるものです。会計伝票もそんな書類のひとつ。保存期間も7年ですから、他の帳簿書類と合わせると結構な量になるのではないでしょうか。

 昨年「電子帳簿保存法」が施行され、会計伝票の保存については所定の届け出をすれば、紙によらない「電磁的記録」での保存が認められます。当会計事務所で取り扱っている会計ソフト「FX2 for Windows 95/98」でも、電子帳簿保存法対応版があり、CD―Rにより会計伝票を記録する形式になっています。一年分の会計伝票というと補助元帳保存箱一箱くらいにはなりますから、CD一枚分のスペースと比べれば、十倍から場合によると数十倍の差になるのではないでしょうか。起票についても勘定科目をゴム印で押し、取引日、金額、取引先、摘要等記入して、その後は伝票の各科目を集計し、科目毎に整理する。一方、パソコン上では、各項目を入力してその伝票を確定した時点で、集計と整理保存まで同時に完了してしまいます。起票自体にかかる時間が短縮できるばかりでなく、集計と整理保存の手間がほとんどなくなるわけですから、省力化にも一役買うことになります。もちろん入力した伝票は勘定科目、金額、取引先等々、あらゆる項目から検索ができますので、起票後の確認作業においても大いに威力を発揮します。

 書類を作成する場合などには、パソコンは非常に便利なものですが、手書きのものと比べて、実際どれくらい省力化されているでしょうか。慣れないうちは、パソコンを使ったばっかりにかえって手間がかかってしまった、という経験をされた方も多いと思います。しかし使用状況さえしっかりと整備しておけば、ペーパレス化ひいては事務の省力化につながります。せっかくのパソコンをきれいな書類を印刷するだけの道具に終わらせてしまう手はありません。人一人分くらいの働きはしてもらうつもりで大いに活用しましょう。(※パソコン減税の対象期間は平成12年3月31日までです。購入を検討されている方はご承知おき下さい。)

(1999/09/21・相原愛紀)