【事務所通信バックナンバー】

書類の宛名―会社名になっていますか

 日々の取引の中で作成される沢山の書類。経理に関係してくるものもかなりあるはずです。会計事務所ではそれらを確認しながら監査を行っているわけですが、今回は税務調査を通して少し気になった点を書いてみようと思います。

 領収書や請求書、契約書など、名前はどうなっていますか?監査でこういった書類を拝見していますと、特に領収書などは上様宛、個人名宛のものを見ることがあります。個人事業者の方はやむを得ない場合もあるかもしれませんが、事業に関わる支払と個人的な支払が入り交じりやすいので注意が必要です。やはり領収書等の宛名は屋号や事業所名を書いてもらう方がよいでしょう。もちろん法人の場合も注意が必要です。現金や小切手の支払担当者が決まっていればよいのですが、その時々の必要に応じて社長さんや社員さんが立て替えて後で精算するということも多いようです。忙しい仕事の最中のことですからついうっかり上様宛、個人名宛で領収書をもらってしまったりすることもあると思います。また精算の際に個人的な支払の領収書を誤って精算してしまっていないでしょうか。事業に関係のない個人的な支払を会社のお金から支出してしまうと、その分はその社員さんへの給料とみなされる場合があります。そうなると給料ですから所得税の課税対象となってしまいます。実質的に会社の経費であったとしても領収書の宛名が会社名になっていないと税務調査の際にその点を指摘され、場合によれば経費として認められなくなるということもあるかもしれません。ちょっとしたことですが、経理を誤ったり、追徴課税される原因となりかねませんので注意が必要です。

 契約書の場合は、さらに注意が必要です。固定資産の購入や何年かに渡って支払が続くリース契約などは、支払金額も大きくなりますので影響も大きくなります。個人事業から法人成りされている場合は、つい昔の習慣で――ということもあると思いますが、そこで契約書を個人名義で作ってしまいますと、先に書いたように個人への給料支払いとみなされてしまうおそれがあります。またこういった場合は、社長さんや役員さんが契約を結ぶことが多いものです。役員への給料であるとみなされた場合には社員さんへの給料とは取扱いが違います。社員さんへの給料の場合は会社の経費となりますが、この場合は役員賞与といって毎月支払っている役員報酬とは区別されます。役員賞与は給与の一種ですから、所得税が課税されることはもちろんですが、役員に臨時に支払われたという扱いになるため、税務上経費として認められなくなってしまうのです。そうなると所得税と法人税の両方で追徴税額を課されることになり、思わぬところで資金繰りを狂わされてしまうでしょう。

 全てのケースでこのような処理がされるかどうかは、税務当局の判断に委ねられる部分もあり一概には言えませんが、そのような可能性があることは確かですので注意するに越したことはありません。会計事務所でも書類チェックはできますが、取引の現場に立ち会うことは不可能ですし、経理担当者だけでどうにかできるというものでもありませんので、社長さんをはじめ全社員さんに気を付けてもらうほかありません。もう一度全社的に確認をしてみてはいかがでしょうか?

(1999/06/23・相原愛紀)